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Le rendez-vous 2024 des utilisateurs francophones de TMS

Le lundi 25 novembre 2024 s’est tenue au musée d’Orsay la réunion du Club des utilisateurs francophones de TMS (CLUFT). L’événement, organisé annuellement par chacun des membres à tour de rôle, a rassemblé cette année une trentaine d’utilisatrices et d’utilisateurs du système de gestion informatisée des collections TMS (The Museum System) provenant de musées et d’institutions publiques et privées françaises, belges et néerlandaises. Étaient présents des représentants du musée du quai Branly, de l’Établissement public du château de Versailles, du Centre de recherche du château de Versailles, du Collège de France, du Centre des monuments nationaux, du Conservatoire national des Arts et Métiers, de Pinault Collection, du musée départemental Arles antique, du musée Ziem, du musée de la Vie wallonne et de la Fédération Wallonie-Bruxelles, ainsi que de CIT.

TMS est un progiciel de gestion des collections patrimoniales développé par l’éditeur nord-américain Gallery System. Il est utilisé par l’Établissement public des musées d’Orsay et de l’Orangerie ainsi que par une vingtaine d’établissements francophones, mais aussi par plus de huit cents institutions et clients répartis dans trente-et-un pays à travers le monde : National Gallery (Londres), Fine Arts Museum of San Francisco, J. Paul Getty Museum (Los Angeles), Frik Collection (New-York), M+ (Hong-Kong), Jüdisches Museum (Berlin)… En Europe, CIT (Collection Information Technology) est la société représentante de Gallery System qui se charge d’intégrer les données dans le progiciel et de concevoir de nouveaux développements ou paramétrages pour adapter l’outil aux besoins des utilisateurs et des métiers.

Les journées du CLUFT offrent aux membres francophones une précieuse opportunité de partager leurs expériences et projets liés à la gestion informatisée des collections sur TMS. Elles permettent également de mutualiser les questions et propositions d’évolutions adressées à Gallery System et à CIT.

Cette photographie représente une salle de réunion avec un grande table autour de laquelle sont réunies une vingtaine de personnes. Sur le mur du fond, un grand écran projette une présentation.

La réunion annuelle du Club des utilisateurs francophones de TMS organisée au musée d’Orsay le 25 novembre 2024.
Photo © EPMO

Cette édition a permis à l’Établissement public des musées d’Orsay et de l’Orangerie de présenter la préfiguration du Centre de ressources et de recherche Daniel Marchesseau et de souligner plus particulièrement le rôle central qui sera celui de TMS au sein des projets de recherche et de mise à disposition des données. Parmi les objectifs figure la création d’une plateforme documentaire qui rassemblera toutes les ressources sur les œuvres par des liens entre les données présentes sur TMS et celles qui sont disponibles dans d’autres environnements : l’outil de gestion du catalogue de la bibliothèque de la conservation, les différentes bases de données produites avec Collective Access, etc.

L’équipe du Service des données patrimoniales et numériques (SDPN) a également pu détailler le projet, finalisé en juin 2024, d’intégration au sein de TMS du suivi des expositions (prêts entrants) – projet qui a fait suite à une première phase d’intégration de la gestion des prêts (sortants) de l’établissement, menée en 2021. La présentation a mis en lumière les enjeux du projet, qui consistait notamment à abandonner une gestion individualisée des expositions au sein de multiples bases de données FileMakerPro (une base par exposition) et à mutualiser les données en établissant une chaîne de travail incluant la conservation, la documentation, la régie des œuvres, les éditions, l’équipe des iconographes… Le projet a également pour finalité la sauvegarde de l’historique des prêts entre les institutions (avec une mise en évidence, si nécessaire, des réciprocités des prêts), la possibilité d’établir des statistiques sur les œuvres voyageant le plus afin d’optimiser les trajets voire d’envisager des pistes de réduction de leur impact environnemental. Sa mise en œuvre a duré environ une année au cours de laquelle les équipes ont bénéficié d’accompagnements individualisés pour la transition de FileMaker vers TMS. L’équipe projet au sein du SDPN a présenté aux membres du CLUFT les solutions adoptées pour répondre aux besoins spécifiques des métiers dans le cadre de la nouvelle chaîne de travail, tout en ouvrant le dialogue sur les problématiques rencontrées et les paramétrages choisis.

Parmi les thématiques abordées lors de cette journée, la transition vers « TMS Collection », la version full web du progiciel, a été mise en avant par l’équipe des musées de la Province de Liège qui ont adopté cette solution. Jean-Louis Postula, coordinateur de la mutualisation des inventaires au musée de la Vie wallonne, a exposé les avantages de la version accessible via un navigateur web et l’organisation mise en place : charte de saisie commune, réunion utilisateurs et formations personnalisées ont permis d’optimiser l’ergonomie de la nouvelle version grâce à laquelle les onze musées peuvent aujourd’hui travailler et diffuser leurs collections sur un portail commun. La solution mise en œuvre, maintenue de façon collaborative, a permis de favoriser une approche documentaire transverse aux différentes collections conciliant l’utilisation de modèles et de vocabulaires communs avec la possibilité de compléments documentaires spécifiques à certains objets.

La version full web de TMS n’ayant pas encore été installée pour les participants français du CLUFT, elle a suscité de nombreuses interrogations auxquelles CIT a répondu en détaillant les fonctionnalités et avantages de TMS Collection. Parmi eux, la flexibilité et l’adaptabilité des formulaires de saisie, ou encore un écran d’accueil entièrement personnalisable permettant à chaque utilisateur de retrouver son environnement de travail « métier » (requêtes habituelles, lots d’œuvres, expositions planifiées…), sont à souligner. La connexion via un navigateur web permet l’ouverture de plusieurs onglets simultanés et un travail en parallèle dans les différents modules de la base de données (Œuvres, Expositions, Bibliographies, Personnes et Institutions, Prêts et dépôts). Cette version très prometteuse impliquera un accompagnement au changement pour les utilisatrices et utilisateurs, qui devront s’adapter à un nouvel environnement, ainsi que la mise en place de nombreux paramétrages permettant d’ajuster l’outil aux différents usages (requêtes, listes, formulaires de saisie, rapports…).

Les participants à la journée ont évoqué l’emploi des vocabulaires scientifiques et techniques produits par le ministère de la Culture et en particulier ceux de la base Joconde, le catalogue collectif des musées de France, conçus pour donner de la cohérence éditoriale, favoriser la transversalité des recherches et offrir une ouverture possible vers l’exposition des ressources dans le web sémantique. Certains membres du CLUFT utilisent leurs propres thésaurus ou vocabulaires contrôlés, tandis que d’autres n’en ont pas. CIT a annoncé que TMS permettra bientôt d’importer des thésaurus selon le modèle SKOS (Simple Knowledge Organization System) qui facilitera grandement la mise en place de vocabulaires contrôlés au sein de l’outil. Il sera également possible de continuer à utiliser les vocabulaires déjà utilisés et d’établir des alignements avec des ontologies et thésaurus extérieurs.

Le dernier sujet abordé fut celui du récolement des œuvres, le plan de récolement de 2016-2025 touchant bientôt à sa fin. Les équipes des musées présents effectuent ce récolement à la fois sur l’application TMS et sur l’outil Citrec (développé spécifiquement par CIT) qui, installé sur une tablette, permet de travailler directement depuis les salles ou les réserves. Le prochain récolement décennal, qui débutera en 2026, sera à préparer par chaque institution publique française dès 2025.

Cette image représente un écran d'ordinateur portable sur lequel est affiché une fenêtre du logiciel de gestion des collection, avec un ensemble de vignettes représentant une trentaine de chefs-d'œuvre du musée d'Orsay parmi lesquels des Van Gogh, Monet, Caillebotte, Rousseau, Gauguin, Redon, etc.

La réunion annuelle du CLUFT 2024 a une nouvelle fois souligné l’importance de ces rencontres pour les utilisateurs francophones de TMS. En favorisant le partage d’expériences, l’échange de bonnes pratiques et la réflexion collective, cet événement renforce la cohésion au sein de la communauté réunie autour d’un outil clé pour la gestion des collections. Les présentations et discussions, qu’elles portent sur des projets spécifiques comme ceux du musée d’Orsay ou sur des aspects techniques tels que la transition vers TMS Collection et l’utilisation de Citrec, ont permis à chacun d’enrichir sa vision et d’inspirer ses propres initiatives ; elles témoignent aussi de l’engagement collectif des institutions participantes à exploiter pleinement les outils numériques pour répondre aux enjeux d’ouverture des données pour la recherche mais aussi de centralisation des données et des métiers au sein d’un même environnement.

La conférence internationale des utilisateurs de TMS, « Collective Imagination », sera organisée par Gallery System au Jüdisches Museum de Berlin du 7 au 10 avril 2025. Elle sera l’occasion d’échanger avec certains des grands musées à travers le monde qui utilisent TMS et d’élargir la vision de ses utilisations possibles par de nombreuses rencontres avec des informaticiens et des administrateurs de bases de données mais aussi des régisseurs, conservateurs, documentalistes et responsables de collections. L’équipe du musée d’Orsay animera une conférence autour de la gestion des prêts et dépôts ainsi que des expositions via TMS.


OpenEdition vous propose de citer ce billet de la manière suivante :
Sandrine Dziewolski (20 décembre 2024). Le rendez-vous 2024 des utilisateurs francophones de TMS. Le carnet des musées d’Orsay et de l’Orangerie. Consulté le 7 décembre 2025 à l’adresse https://doi.org/10.58079/12zfa